База СМИ — один из ключевых инструментов PR-менеджера и именно от ее качества зависит, будет ли успешна рассылка пресс-релиза или точечное инициирование материала. Как правильно собрать данные и работать с ними? Есть ряд нюансов, о которых мы расскажем ниже.


Выбираем СМИ

На первом этапе стоит сориентироваться какие издания интересны в большей степени, а какие в меньшей. Не надо пытаться внести в базу все издания, которые вы знаете. Выбирать нужно только те СМИ, которые реально пишут по темам, близким к роду деятельности компании. Если журнал пишет о политике, а ваша компания продает утюги, то сколько бы пресс-релизов вы им не отправили, про утюги они не напишут. Поэтому каждое издание проверяем на наличие нужных нам рубрик и ищем контакты журналистов. Не общие электронные адресы, а контакты конкретного человека, который пишет про те самые «утюги».


Расставляем приоритеты

Исходя из опыта, многие клиенты хотят, чтобы публикации выходили исключительно в пяти или десяти топовых изданиях. Они значительно сокращают список, веря, что это единственно верное решение и не стоит тратить силы на другие СМИ. Это распространенная ошибка, которую делают многие в самом начале. База СМИ не должна состоять из пяти или десяти изданий (условно) по нескольким причинам:
1. Эти издания могут вообще не писать по вашей теме или писать крайне редко, привлекая проверенных топовых спикеров.
2. При отсутствии сильного информационного повода (материала) работать над публикацией в топ СМИ можно месяцами и не добиться нужного эффекта.
3. Получить хороший охват, а, следовательно, и информированность целевой аудитории с минимальным списком СМИ очень сложно.

Правильным решением в данном случае станет расширение пула изданий и их грамотное распределение в базе. Для каждой компании количество контактов будет своим, здесь не стоит ориентироваться на усредненные значения. У кого-то их будет 50, а у кого-то — 350. Зависит от специфики бизнеса.


Структурируем базу данных

Данные в базе должны быть четко распределены, чтобы с ними было удобно работать. Необходимо их разделить по приоритетности для компании, периодичности, тематике издания или типу информации, которая может быть интересна.

Если компания представлена в регионах, то под каждый из них должна быть отдельная вкладка. В некоторых случаях объем данных получается довольно большим, тогда стоит распределять издания по типу, например:
• печатные, онлайн, информационные агентства, радио, ТВ;
• деловые, общественно-политические, lifestyle, автомобильные, кулинарные и пр.


Какие данные вносить?

Минимально: название издания, краткая справка о нем, адрес редакции, ФИО и должность журналиста, название рубрики, электронную почту и номер телефона (желательно мобильного) и раздел для комментариев по сотрудничеству.

Дополнительно: дата рождения журналиста, его хобби, размер одежды/обуви, ссылка на страницу в социальных сетях и другая информация, которая позволит ближе познакомиться и найти общие темы или поможет определиться с выбором подарка к праздникам.


Ведение базы

Недостаточно просто создать базу, нужно постоянно следить за её актуальностью. Для того, чтобы база оставалась эффективной, контакты стоит своевременно обновлять. Некоторые СМИ закрываются, другие, наоборот, отрываются, журналисты тоже периодически меняют место работы и контакты могут устаревать. Понятно, что с частью изданий PR-команда будет работать регулярно, с другими же — только при появлении определенного информационного повода. Поэтому перед значимыми событиями стоит перепроверить данные и внести необходимые изменения.